Ogłoszenie I
Ogłoszeniu o naborze Podmiotu do przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu „Specjalistyczna rehabilitacja osób niepełnosprawnych III” dofinansowanego ze środków PFRON.
Realizacja projektu: 01.04.2021 -31.03.2024
audyt dotyczy III okresu realizacji: 01.04.2023 – 31.03.204
Liczba beneficjentów: 100 osób
Działania: Rehabilitacja w formie terapii: pedagogicznej, psychologicznej, logopedycznej, terapii ręki, terapii integracji sensorycznej, terapii Biofeedbeck, Treningu uwagi słuchowej Tomatisa oraz hipoterapii, muzykoterapii, Treningu umiejętności społecznych i arteterapii.
Budżet: III okres: dofinansowanie: 1 732649,88, wkłada własny osobowy: 18 900,00, wkład własny finansowy: 96 900,00,
Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie obiektywnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.
Termin wykonania audytu: 15.03.2024 r. - 31.03.2024 r.
Miejsce złożenia oferty: Stowarzyszenie po PROstu, ul. Szamarzewskiego 6/35, 69-100 Słubice,
e-mail:
Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem poczty (decyduje data wpływu) lub drogą elektroniczną.
Termin złożenia oferty: 1 marca 2024 r. do godz. 12:00
Osoba upoważniona do kontaktu: Joanna Sierżant – Rekret e-mail:
Sposób przygotowania oferty: Oferta musi być złożona, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej, w języku polskim. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania wykonawcy. Podpis winien zawierać czytelne imię i nazwisko bądź pieczątkę imienną oraz podpis lub parafę. W przypadku, gdy wykonawca dołącza kopię dokumentu, kopia tego dokumentu musi być poświadczona za zgodność z oryginałem. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z udziałem w niniejszym postępowaniu i złożeniem oferty.
Zakres audytu zewnętrznego
1. Audytor dokonuje oceny dokumentów związanych z realizowanym zadaniem/projektem (w tym dowodów księgowych) w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Wnioskodawcę. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Wnioskodawcę dokumentach.
2. W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
• księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu;
• dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych;
• zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Wnioskodawcę do rozliczenia przyznanego dofinansowania;
są zgodne ze stanem faktycznym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów), a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.
3. Audyt obejmuje w szczególności:
• - weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
A) weryfikację (na podstawie reprezentatywnej próby) oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym czy dowody księgowe spełniają warunki określone w art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości oraz weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), wymaganych zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
B) ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
C) sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
D) kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy o rachunkowości, w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
E) sprawdzenie, czy w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu prowadzona jest wyodrębniona dokumentacja finansowo-księgowa i ewidencja księgowa, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych,
F) sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT);
• weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu;
• weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781);
• weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Wnioskodawcę (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie;
• o ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Wnioskodawca prawidłowo stosuje ustawę Prawo zamówień publicznych W przypadku Wnioskodawców, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności oraz – w przypadku powierzenia wykonania usługi wykonawcy zewnętrznemu – spełnienie zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu; pod pojęciem „powierzenia wykonania usługi wykonawcy zewnętrznemu” należy rozumieć sytuację, w której podmiot prowadzący działalność gospodarczą otrzyma zlecenie na wykonanie usługi i będzie to zlecenie realizować przy pomocy swoich pracowników;
• o ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności stosowania zasady konkurencyjności zgodnie z warunkami wskazanymi w zasadach realizacji zadania ustawowego lub w procedurach realizacji programu;
• weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy;
• weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu;
• sprawdzenie, czy Wnioskodawca wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
• Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z „Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego”, opracowanymi przez The Institute of Internal Auditors, jako standardy audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MR i F z 2016 r. poz. 28).
• Audytem zewnętrznym musi być objętych co najmniej 90% kosztów zadania/projektu.
Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
1. wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania;
2. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia;
3. potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów poświadczających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
Dokumenty, o których mowa w ust. 5, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu powinno stanowić wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.
Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy i od PFRON.
Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany jest do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu. Jednostka audytowana ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.
Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:
1. datę sporządzenia raportu/sprawozdania;
2. nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt;
3. nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny;
4. nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu;
5. całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania;
6. termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu;
7. imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego;
8. termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego;
9. okres objęty audytem zewnętrznym;
10. zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym zestawienie dokumentów (wystawca, rodzaj, numer dokumentu, kwota kosztu kwalifikowanego), które zostały poddane badaniu;
11. podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego;
12. informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego;
13. ustalenia stanu faktycznego;
14. wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi;
15. określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień;
16. uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje;
17. podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.
18. Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.